Ein neues Websiteprojekt ist verkauft: 6.000 Euro Auftragswert, ein zufriedener Kunde und ein voller Projektplan. Auf den ersten Blick sieht das nach einem guten Geschäft aus. Während der Umsetzung kommen jedoch weitere Abstimmungen, Korrekturen und kleine Zusatzwünsche dazu.
Ob der Auftrag wirtschaftlich erfolgreich war, zeigt sich erst, wenn du den Umsatz mit dem gesamten Aufwand vergleichst. Wenn du deine Projektrentabilität berechnen möchtest, brauchst du deshalb vor allem vollständige Zeiten und eine klare Kostenbasis.
In diesem Beitrag lernst du die wichtigsten Formeln kennen. Ein angenommenes Websiteprojekt zeigt dir, wie du die Rechnung aufbaust und mit Onegency im Agenturalltag im Blick behältst.
Was bedeutet Projektrentabilität für eine Agentur?
Die Projektrentabilität beschreibt, wie wirtschaftlich ein einzelner Auftrag ist. Für Agenturen ist eine Betrachtung der Projektmarge besonders praktisch: Du ermittelst, was nach den berücksichtigten Projektkosten vom Umsatz übrig bleibt.
Im Folgenden berechnen wir das kalkulatorische Projektergebnis in Euro und die umsatzbezogene Projektmarge in Prozent. Eine Rendite auf eingesetztes Kapital, etwa ein ROI, hat eine andere Bezugsgröße.
Die Aussagekraft deiner Marge hängt von den angesetzten Kosten ab. Betrachtest du nur direkt zurechenbare Kosten, müssen aus dem verbleibenden Betrag noch weitere Betriebskosten gedeckt werden. Berücksichtigst du auch anteilige Gemeinkosten, erhältst du eine umfassendere Kalkulation. Vergleiche deshalb nur Projekte, die nach derselben Methode ausgewertet wurden.
Projektrentabilität berechnen: Diese Formeln brauchst du
Für eine einfache Projektkalkulation gehst du in drei Schritten vor:
1. Interne Arbeitskosten = Projektstunden × interner Kostensatz pro Stunde
Arbeiten mehrere Personen mit unterschiedlichen Kostensätzen am Projekt, berechnest du ihre Arbeitskosten einzeln und addierst sie.
2. Projektkosten = interne Arbeitskosten + externe Projektkosten + noch nicht berücksichtigte Gemeinkostenanteile
3. Projektergebnis = Projektumsatz − Projektkosten
Die prozentuale Marge zeigt dir anschließend, welcher Anteil des Umsatzes nach diesen Kosten verbleibt:
Projektmarge in % = Projektergebnis ÷ Projektumsatz × 100
Die Formel gilt für einen Projektumsatz größer als null. Diese umsatzbezogene Berechnung wird beispielsweise auch von ZEP zur Projektmarge erläutert.
Für unser Beispiel verwenden wir Nettobeträge und setzen voraus, dass Vorsteuer vollständig abziehbar ist. Nicht abziehbare Umsatzsteuer auf Eingangsleistungen gehört dagegen zu den Kosten. Wichtig ist eine einheitliche Grundlage für Umsatz und Kosten.
Den internen Kostensatz realistisch ansetzen
Der Stundensatz auf deinem Angebot ist dein Verkaufspreis. Er ist keine geeignete Grundlage, um die internen Arbeitskosten zu berechnen.
Ein interner Kostensatz kann Personalkosten einschließlich Arbeitgeberkosten und anteilige Betriebskosten berücksichtigen. Bei deiner eigenen Arbeit gehört für eine wirtschaftliche Kalkulation auch eine angemessene Bewertung deiner Arbeitsleistung dazu. Deine Zeit hat einen Wert, auch wenn dafür keine separate Rechnung eingeht.
Eine vereinfachte Grundlage für einen durchschnittlichen Vollkostensatz ist:
Interner Kostensatz = relevante Jahreskosten ÷ realistisch verfügbare Projektstunden im Jahr
Zu den relevanten Kosten können beispielsweise Personal, Büro, allgemeine Software und Verwaltung zählen. Urlaub, Krankheit, Akquise und interne Organisation reduzieren die Zeit, die für Kundenprojekte verfügbar ist. Einen Gewinnaufschlag rechnest du nicht in diesen reinen Kostensatz hinein.
Die IHK München empfiehlt eine systematische Preiskalkulation, die Arbeitsstunden, Fremdleistungen und weitere Kosten berücksichtigt. Die IHK Frankfurt erläutert die Unterscheidung zwischen fixen und variablen Kosten.
Vermeide Doppelzählungen: Sind allgemeine Softwarekosten oder Bürokosten bereits im Vollkostensatz enthalten, setzt du sie nicht nochmals als zusätzliche Projektkosten an. Eine ausschließlich für diesen Auftrag eingekaufte Lizenz kann dagegen eine direkte Projektkostenposition sein.
Beispiel: Wie rentabel ist ein Websiteprojekt für 6.000 Euro?
Angenommen, deine Agentur erstellt eine Website zum Festpreis. Du planst 80 Projektstunden und rechnest mit einem internen Vollkostensatz von 50 Euro pro Stunde. Zusätzlich fallen 600 Euro für externe Leistungen an, etwa zugekaufte Texte oder projektbezogene Lizenzen.
Die folgenden Zahlen sind ein angenommenes Rechenbeispiel und keine Preisempfehlung oder gemessenen Onegency-Ergebnisse.
| Position | Berechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Projektumsatz | Vereinbarter Festpreis | 6.000 € |
| Interne Arbeitskosten | 80 Stunden × 50 € | 4.000 € |
| Externe Projektkosten | Zusätzliche Fremdleistungen | 600 € |
| Gesamte Projektkosten | 4.000 € + 600 € | 4.600 € |
| Projektergebnis | 6.000 € − 4.600 € | 1.400 € |
| Projektmarge | 1.400 € ÷ 6.000 € × 100 | 23,3 % |
Da der angenommene Vollkostensatz die anteiligen Gemeinkosten bereits enthält, ergänzen wir dafür keine weitere Position. Das kalkulatorische Projektergebnis von 1.400 Euro ist außerdem nicht automatisch dein verfügbarer Kontostand oder der endgültige Gewinn des Unternehmens nach Steuern.
Was passiert bei 20 zusätzlichen Stunden?
Während der Umsetzung brauchst du statt 80 insgesamt 100 Stunden. Der Festpreis und die externen Kosten bleiben unverändert.
Die internen Arbeitskosten steigen auf 100 × 50 Euro = 5.000 Euro. Zusammen mit den externen Kosten ergeben sich 5.600 Euro Projektkosten. Dein Projektergebnis sinkt auf 400 Euro, die Projektmarge auf rund 6,7 Prozent.
Du hast denselben Umsatz erzielt, aber 1.000 Euro weniger kalkulatorisches Ergebnis. Zusätzliche Abstimmung, Nacharbeit und nicht vergütete Erweiterungen können eine zunächst tragfähige Kalkulation deutlich verändern.
Welche Zeiten und Kosten solltest du erfassen?
Eine vollständige Auswertung berücksichtigt auch die Arbeit rund um die eigentliche Umsetzung. Bei einem Websiteprojekt zählen beispielsweise dazu:
- Briefing, Onboarding und projektbezogene Besprechungen,
- Konzeption, Texte, Design und technische Umsetzung,
- interne Übergaben und Qualitätskontrolle,
- Korrekturen, Kundenfeedback und Nacharbeiten,
- Tests, Veröffentlichung und vereinbarte Einweisung.
Diese Zeiten gehören zum Projektaufwand, auch wenn du sie bei einem Festpreis nicht einzeln abrechnest. Allgemeine Akquise und Verwaltung berücksichtigst du über deine gewählte Kostenverteilung, damit sie nicht zusätzlich doppelt in der Rechnung landen.
Ergänze außerdem externe Dienstleister, ausschließlich projektbezogene Lizenzen und andere direkte Kosten. Bei mehreren Teammitgliedern hilft eine klare Zuordnung ihrer Zeiten, Unterschiede zwischen Projektphasen besser zu erkennen.
Wie Onegency dir bei der Projektrentabilität hilft
Onegency verbindet Projektorganisation und Zeiterfassung mit einer Rentabilitätsübersicht für Inhaberinnen und Inhaber. Du kannst die erfassten Projektzeiten damit in denselben Zusammenhang wie Umsatz und Aufwand bringen.
Für eine aussagekräftige Auswertung brauchst du eine einfache Routine: Das Team erfasst Zeiten zeitnah und ordnet sie dem richtigen Projekt zu. Du prüfst regelmäßig, ob die Zahlen zum tatsächlichen Projektstand passen, und ergänzt in deiner Kalkulation noch ausstehende Kosten und Arbeit.
Die Rentabilitätsübersicht unterstützt diesen Blick auf das Projekt. Ob eine Kennzahl bereits alle Gemeinkosten enthält, hängt jedoch von der verwendeten Kostenbasis ab. Lege deshalb für deine Agentur fest, wie du Kostensätze und externe Kosten berücksichtigst, und nutze diese Methode durchgängig.
Ein klarer Projektstart hilft zusätzlich, den Aufwand besser zu planen. Mit Onegency-Onboarding-Vorlagen kannst du benötigte Informationen frühzeitig sammeln. Wie das die Zusammenarbeit erleichtert, liest du im Beitrag Kundenonboarding: Warum ein klarer Projektstart Zeit spart.
Schon während des Projekts die erwartete Marge prüfen
Warte mit der Auswertung nicht bis zum Projektabschluss. Bisher erfasste Kosten zeigen nur, was bereits angefallen ist. Für eine realistische Prognose brauchst du auch den Aufwand, der noch vor dir liegt.
Erwartete Gesamtkosten = bisherige Kosten + geschätzte Restkosten
Angenommen, beim Websiteprojekt sind bereits 70 Stunden angefallen und du erwartest weitere 30 Stunden. Deine Prognose muss mit insgesamt 100 Stunden rechnen. Nur die bisherigen 70 Stunden zu betrachten, würde das erwartete Ergebnis zu positiv darstellen.
Prüfe zu wichtigen Meilensteinen, welche Aufgaben offen sind, ob Fremdkosten noch fehlen und welche zusätzlichen Leistungen der Kunde angefragt hat. Unterscheide dabei den vereinbarten beziehungsweise erwarteten Umsatz von bereits gestellten oder bezahlten Rechnungen. Eine Abschlagszahlung allein sagt noch nichts über die Marge des vollständigen Projekts aus.
Einen Zielpreis aus der gewünschten Marge ableiten
Für die Vorkalkulation kannst du die Rechnung auch umdrehen:
Benötigter Projektumsatz = erwartete Projektkosten ÷ (1 − Zielmarge als Dezimalzahl)
Bei 4.600 Euro Kosten und einer angenommenen Zielmarge von 25 Prozent ergibt sich 4.600 ÷ 0,75 = 6.133,33 Euro. Ein bloßer Aufschlag von 25 Prozent auf die Kosten ergibt dagegen 5.750 Euro Umsatz und eine umsatzbezogene Marge von 20 Prozent.
Die 25 Prozent sind hier ein Rechenwert, kein allgemeiner Branchenstandard. Ob der daraus berechnete Preis wirtschaftlich sinnvoll und am Markt durchsetzbar ist, prüfst du anhand deiner Leistungen, Risiken und Zielgruppe.
Aus der Nachkalkulation bessere Entscheidungen ableiten
Vergleiche nach dem Abschluss die geplanten Werte mit den tatsächlichen Stunden und Kosten. Suche nach den Ursachen größerer Abweichungen: War die Schätzung zu knapp? Hat ein unvollständiges Briefing Nacharbeit ausgelöst? Wurden zusätzliche Leistungen ohne angepassten Preis übernommen?
Leite daraus konkrete Verbesserungen ab. Du kannst den Leistungsumfang klarer beschreiben, realistischere Zeitbudgets einplanen, Freigaben besser organisieren oder Zusatzleistungen vor ihrer Umsetzung vereinbaren.
Eine höhere Marge sollte mit verlässlichen Abläufen und einer passenden Kalkulation entstehen. Ausreichend Zeit für Qualität, Tests und eine gute Kundenbetreuung gehört weiterhin in dein Projektbudget.
Erfasse bei deinem nächsten Auftrag alle Projektstunden, prüfe deine Kostenbasis und berechne die erwartete Marge schon während der Umsetzung. So erkennst du früher, ob deine Arbeit und dein Preis zusammenpassen.
Starte mit Onegency und bringe Projekte und Zeiten an einem Ort zusammen. Im Free-Plan kannst du ein aktives Projekt mit bis zu zwei Teammitgliedern nutzen.
